אחוה - משאבי אנוש - ארגון ומנהל

טבעה הבסיסי של תקשורת

תהליך, דרכו אדם , קבוצה או ארגון , מעביר סוג מסוים של מידע לאדם , קבוצה או ארגון אחרים.

התהליך : קידוד (encoding) ß שליחת ההודעה בערוץ תקשורת ß פענוח (decoding) ß היזון חוזר (feedback)

הפרעות בתהליך = "רעש".

מתבטאת בשיחה פנים אל פנים , טלפון, מכתב, דואר אלקטרוני וכו'.

תקשורת יעילה יותר כאשר יש שימוש בשני ערוצים (למשל ע"פ + מכתב).

תקשורת בע"פ ß להפניית תשומת הלב. תקשורת בכתב ß לזכור.

1. עבור הודעות עמומות ß מעדיפים תקשורת בע"פ.

עבור הודעות ברורות ß מעדיפים תקשורת בכתב.

2. מנהלים הפועלים ע"פ דפוס זה (="רגישים למדיה") ß ביצועים טובים יותר.

לבוש - "הבגדים עושים את האדם", להתלבש מתאים לסיטואציה.

זמן המתנה - זמן כמשאב. מי שבעמדת סטטוס גבוהה יותר, ממתינים לו יותר.

שימוש במרחב - משרד גדול יותר ß סטטוס גבוה יותר.

השפעות עיקריות של תקשורת בארגונים

מיבנה אירגוני הוא השלד עליו בנויה תקשורת אירגונית רישמית.

אופי וצורת התקשורת משתנה כפונקציה של מיקום יחסי בהיררכיה.

רשתות תקשורת = דפוס תקשורת המאפיין קבוצות בתוך ארגון.

הבחנה בין רשתות תקשורת - על בסיס ריכוזיות.

רשתות ריכוזיות - המעבר בין הפרטים ברשת עובר דרך גורם אחד מרכז- מומלץ כאשר המשימות פשוטות.

רשתות מבוזרות- אין הגבלת מעבר מידע בין הפרטים וכולם שווים בנגישות אליו- מומלץ כאשר המשימות מורכבות. ברשתות אלו יש יותר שביעות רצון.

במציאות, ברוב המיקרים , בגלל לחץ ההנהלה , מונהגת רשת ריכוזית המקשה על העבודה ויוצרת צוואר בקבוק אצל מרכז הרשת.

זהו המידע העובר בין אנשים ללא כל מחויבות רשמית או הגבלות כלשהן.

ע"פ קרקהרט ופוסטר , תופעת תחלופת העובדים , קשורה לדפוסי התקשורת הלא רשמיים בין אנשים. "אפקט כדור השלג"- מי שעוזב עבודה עבור עבודה טובה יותר , סביר שעשה זאת כי הכיר מישהו אחר שביצע זאת בעבר.

כרם-מסלולים שלאורכם זורם מידע לא רשמי. הוא מהיר יותר מהמידע הרשמי, אך נוטה להיות פחות ופחות מדוייק עם זרימתו (= שמועות).

מיכון משרדי - יתרון: יעילות, חסרון: אין אינטרקציה.

משרדי Open Space - יתרון: גישה נוחה. חסרון: רעש, חוסר פרטיות.

הגדלת זרימת המידע

1 שמור על שפה פשוטה- שימוש בשפה רשמית או גבוהה מדי מציבה מכשולים ומונעת פתיחות.

2 חשוב לזכור , שלכל ארגון , קבוצה ומקצוע יש סלנג ייחודי ולא רצוי לערב בין הסלנגים.

3 שימוש בשפה קצרה , פשוטה ולעניין – עיקרון KISS – keep it short and simple ולא להציף

במידע.

4 היה מאזין קשוב ופעיל – מאזין אקטיבי ששואל שאלות ומאשר שהבין.

5 המנע מהפרעות סביבתיות והתרכז בדיברי האחר- לא רצוי להסיק מסקנות כבר באמצע.

מורכב מ6- גורמים: שמיעה, הבנה, זכירה, פירוש, הערכה, תגובה.

ע"פ מומחים , אנו לא טובים בכך כפי שנראה לנו.

מחקרים חיזקו את הטענה , שככל שמנהל יאזין טוב יותר , סביר שיעלה בהיררכיה הארגונית ויתפקד טוב כמנהל בכיר.

1 השגת פידבק מהעובדים- ע"י העברת שאלונים תקופתיים הבוחנים שינויים בעמדות העוברים , בתנאי שמתייחסים לפידבק.

2 מערכת הצעות- תיגמול עובדים שהצעותיהם מומשו.

3 קו חם – קווי טלפון המאוישים ע"י אנשי החברה המוכנים לענות לשאלות העובדים ולשמוע על בעיותיהם.

4 "שקית חומה" ו"דילוג דרגה" – מושגים אמריקאים אידיוטים , שהרציונל הוא מפגשים לא רשמיים בין הנהלה לעובדים במזנון על איזה סנדביץ.

1 העסקת שומרי סף – השולטים בזרימת מידע של יחידות עם עומס – יתר פוטנציאלי ומוודאים זרימה בצוואר הבקבוק . לדוגמא: עורכי עיתון ומפיקי חדשות טלוויזיה שמתזמנים את פרסום הידיעות.

2 סידור תור – מידע יטופל ע"פ סדר הגעתו.

3 הכפלת תפקידים- הכוונה , שליחת הודעה בשתי ערוצים שונים ובסוף וידוא. לדוגמא: טלפון +מזכר.

ע"מ להתגבר על עומס יתר ß השמטה של מידע או גרוע מכך , סילוף מידע.

בפרק תואר מיקרה של פיטורי עובדים במפעל מידלבורי קולג' , שטופלו בדרך חסרת רגישות לחלוטין.

17 פקידים ומזכירות , חלקם עם ותק של 40 שנה , קיבלו לביתם הודעה, שמשרתם בוטלה ושהם לא רשאים לחזור למשרד אפילו כדי להיפרד מעמיתיהם- כי ע"פ היועץ , הם יקרינו עוינות ויתסיסו עובדים אחרים.

משפטי מפתח לאור הסיטואציה:

1 יש לתקשר הודעות גרועות בצורה כזו , שתקטין את העוקץ לאנשים המתמודדים עם האבטלה.

2 ההנהלה צריכה להימנע ממסירת ההודעה בדרך שתוסיף לפגיעה.

3 ויליאם נוריס טוען , שפיטור אנשים בגסות גורם לעובדים להיות נקמנים ואילו טיפול ביושר ופתיחות ינטרל את התופעה – ממש גאון!

4 לעיתים ניתן למנוע/ לפתור בעיות תקציביות ע"י הזמנת פתרונות מהעובדים.

האתר לסטודנטים למדעי ההתנהגות www.go.to/stroop